Menulis Request Letter dan Offering Letter dalam Bahasa Inggris
Dalam lingkup bisnis atau perusahaan, umumnya segala aktivitas yang bersifat penting dan resmi akan diminta atau ditawarkan melalui sebuah surat. Dalam hal ini, surat tersebut disebut request letter dan offering letter. Lihat contoh dan cara menulisnya pada artikel ini. Selamat belajar!
—
Setelah menguasai cara menulis formal letter (surat resmi bahasa Inggris), cover letter (surat lamaran kerja bahasa Inggris), dan resignation letter (surat pengunduran diri bahasa Inggris), jenis surat lainnya yang perlu kamu pahami dalam dunia kerja atau bisnis adalah request letter dan offering letter.
Pasalnya, kedua jenis surat ini harus ditulis dengan baik dan benar supaya konteks pesan yang disampaikan pengirim dapat diterima dengan sempurna. Tapi, apa sebetulnya request letter dan offering letter itu? Yuk, langsung kita bahas!
Pengertian Request
Secara umum, request adalah tindakan meminta sesuatu atau mengekspresikan keinginan untuk tindakan, barang, atau informasi tertentu. Request merupakan bentuk komunikasi di mana satu pihak mencari respons atau tanggapan dari pihak lain, baik antar individu maupun kelompok.
Dalam konteks bisnis, arti request dapat bervariasi, mulai dari pertanyaan sederhana hingga permintaan melalui proposal formal untuk proses pengambilan keputusan perusahaan.
Pengertian Request Letter
Request letter artinya surat permintaan, ini merupakan sebuah dokumen tertulis yang berisi permohonan dari satu pihak pada pihak lain.
Biasanya, surat ini digunakan dalam konteks formal atau bisnis untuk meminta persetujuan, informasi, pengadaan barang dan jasa, bahkan permintaan dana.
Nah, isi dari request letter umumnya mencakup detail sesuatu yang diminta serta alasan dan tujuan dari request tersebut.
Oh ya, request letter dapat diarahkan kepada atasan, rekan kerja, mitra bisnis, atau pihak lain yang bersangkutan. Selain itu, request letter masuk sebagai kategori surat resmi, sehingga perlu ditulis secara terstruktur dengan pemilihan diksi yang formal.
Pengertian Offer
Offer adalah adalah tawaran atau penawaran yang disampaikan kepada seseorang atau kelompok dengan maksud untuk memberikan atau mengajak mereka untuk membuat kesepakatan yang berpotensi menguntungkan satu sama lain.
Pengertian Offering Letter
Offering letter adalah dokumen formal yang disusun oleh suatu perusahaan atau pihak yang menawarkan produk, layanan, dan kesepakatan kepada pihak lain, seperti klien potensial atau mitra bisnis.
Surat penawaran ini berisi informasi lengkap tentang penawaran, termasuk rincian produk atau layanan, harga, syarat-syarat pembayaran, dan ketentuan-ketentuan lain yang relevan.
Offering letter digunakan sebagai alat komunikasi resmi untuk menyampaikan penawaran dengan jelas dan terstruktur.
Perlu dipahami juga bahwa offering letter dapat menjadi dasar untuk negosiasi lebih lanjut atau sebagai bentuk kesepakatan formal jika memang disetujui oleh pihak penerima surat.
Baca Juga: Contoh Surat Lamaran Kerja Bahasa Inggris (Cover Letter), Curi Hati Rekruter!
Struktur Penulisan Request Letter
Tak jauh berbeda dengan struktur surat formal lainnya, berikut susunan untuk request letter dan offering letter:
1. Sender’s Address (Alamat pengirim)
Awal surat berisi alamat lengkap dari pengirim, termasuk nama, alamat, nomor telepon, dan alamat email.
2. Date (Tanggal penulisan surat)
Cantumkan tanggal, bulan, dan tahun ketika kamu menulis surat tersebut.
3. Recipient’s Address (Alamat penerima)
Sebutkan nama perusahaan, termasuk nama yang bersangkutan dan alamat lengkapnya.
4. Salutation (Salam pembuka)
Jangan lupa awali surat dengan salam pembuka yang sopan, misalnya “Dear [Recipient’s Name],”.
5. Introduction (Paragraf pendahuluan)
Pada bagian ini, kamu bisa menjelaskan latar belakang atau tujuan dari surat. Biasanya diikuti dengan kalimat pernyataan permintaan.
6. Request Details (Rincian permintaan)
Bagian ini berisi rincian lengkap mengenai permintaan yang diajukan, seperti jenis permintaan, alasan, atau spesifikasi tertentu.
7. Argument or Justification (Argumen atau justifikasi)
Jelaskan mengapa permintaan tersebut diajukan. Sertakan argumen atau alasan yang mendukung permintaan tersebut.
8. Desired Action (Tindakan yang diinginkan)
Uraikan apa atau bagaimana tindakan dan respons yang diinginkan dari penerima surat.
9. Closing (Penutup)
Tuliskan paragraf penutup yang merangkum isi surat dan menunjukkan harapan positif terkait permintaanmu.
10. Closing Salutations (Salam penutup)
Akhiri surat dengan salam penutup seperti “Sincerely,” or “Thank you for your attention.”
11. Name and Signature (Nama dan tanda tangan)
Terakhir, bubuhkan nama lengkap pengirim dan tanda tangan di bawahnya.
Struktur Penulisan Offering Letter
Pada dasarnya, kerangka penulisan offering letter sama saja dengan request letter. Namun, pada poin nomor 6, 7, dan 8, kamu dapat menggantinya dengan 3 struktur di bawah ini:
1. Offer Details (Rincian penawaran)
Bagian ini mencakup detail lengkap tentang penawaran, seperti jenis penawaran, spesifikasi, jumlah, harga, dan syarat-syarat lainnya.
2. Benefits or Advantages (Manfaat atau keuntungan)
Jelaskan manfaat atau keuntungan yang akan didapat oleh penerima surat dari penawaran yang kamu berikan.
3. Contact Information (Informasi kontak)
Sertakan informasi kontak agar penerima dapat menghubungimu atau pihak terkait di perusahaan untuk pertanyaan atau klarifikasi lebih lanjut.
Kabar baik buat kamu! Gratis konsultasi bersama Personal Consultant English Academy untuk bantu meraih career goals secara profesional. Book jadwal kamu sekarang dengan klik gambar di bawah!
Contoh Request Letter dalam Bahasa Inggris
As usual, sebuah teori wajib dilengkapi dengan contoh. Lihat sample request letter berikut ini:
Request for Purchase of Office Supplies
ABC Corporation
123 Business Lane, Cityville
Phone: (555) 123-4567
Email: abc.corp@email.com
February 20, 2023
Mrs. Sarah Johnson,
Purchasing Manager
Office Solutions Inc.
456 Stationery Street, Townsville
Dear Mrs. Johnson,
I trust this letter finds you well. ABC Corporation is in need of additional office supplies to support our daily operations. We kindly request your approval for the purchase of the following items:
- Printer cartridges (Qty: 20)
- Writing materials (pens, notepads)
- A4 paper (Qty: 10 reams)
- Sticky notes (Qty: 5 packs)
Please find attached a detailed list with quantities, specifications, and estimated costs for your review. Your prompt attention to this matter is highly appreciated.
Thank you for your cooperation.
Sincerely,
Intan
Procurement Officer ABC Corporation
intan@aulia.abccorp.com
Request for Approval of Marketing Campaign
XYZ Enterprises
456 Innovation Road, Cityburg
Phone: (555) 987-6543
Email: xyz.enter@email.com
March 15, 2023
Mr. Buddy Suzuki
Marketing Director
PromoPro Marketing Solutions
789 Promotion Avenue, Townsville
Dear Mr. Suzuki,,
I hope this letter finds you in good health. XYZ Enterprises is eager to launch an impactful marketing campaign to enhance our brand presence. The proposed campaign includes:
- Social media advertisements: We aim to engage our audience through strategic placements on popular social media platforms, targeting our key demographics.
- Influencer partnerships: Collaborating with influencers in our industry will help amplify our brand message and reach a broader audience.
- Email marketing: A targeted email campaign will be initiated to nurture leads and promote our products/services directly to our subscribers.
We believe this campaign will significantly contribute to our marketing objectives, including increased brand visibility and lead generation. We seek your approval to proceed with this campaign. Attached is a detailed proposal with a breakdown of costs and expected outcomes.
Thank you for your consideration.
Best regards,
Maddie
Marketing Manager XYZ Enterprises
maddie@xyz.co.id
Request for Funding for Employee Training Program
LMN Innovations
789 Tech Parkway, Techville
Phone: (555) 567-8901
Email: lmn.innovate@email.com
April 10, 2023
Mr. Alfi Novriando,
HR Manager
Learning Solutions Ltd.
123 Learning Street, Skillstown
Dear Mr. Novriando,
I trust this letter finds you well. LMN Innovations is dedicated to nurturing the skills of our employees. We propose conducting a comprehensive training program covering:
- Leadership development: Investing in leadership skills will empower our employees to take on greater responsibilities and contribute more effectively to our projects.
- Technical skills enhancement: Continuous improvement of technical skills is crucial for our team to stay abreast of industry advancements and maintain a competitive edge.
- Team-building activities: Fostering a collaborative and positive work environment is essential for promoting teamwork and enhancing overall productivity.
We kindly request your support and funding for this initiative. Attached is a detailed outline, including the program agenda, expected outcomes, and associated costs.
Thank you for your consideration.
Sincerely,
Sisca
HR Specialist LMN Innovations
Mobile +6234 890 765
Baca Juga: Contoh CV Bahasa Inggris untuk Berbagai Posisi dan Cara Membuatnya
Contoh Offering Letter dalam Bahasa Inggris
Jika suatu saat kamu diminta untuk membuat offering letter bahasa Inggris, cek dulu contoh example of offering letter berikut ini!
Offering Letter for Catering Services
Gourmet Delights Catering
123 Culinary Street, Foodvill
Phone: (555) 987-6543
Email: gourmet.delights@email.com
June 5, 2023
Mr. Hadi Gunawan,
Event Coordinator
ABC Corporation
789 Business Plaza, Eventown
Dear Mr. Gunawan,
It is with great pleasure that Gourmet Delights Catering presents our proposal to cater your upcoming corporate events. Our offerings include:
- Customized Menus: Tailored to suit the theme and preferences of each event.
- Professional Service: Experienced staff to ensure seamless execution and guest satisfaction.
- Variety of Cuisines: A diverse range of culinary options to suit all palates.
- Event Planning Assistance: Collaborative planning to make your events memorable.
Please find enclosed a detailed menu, pricing, and terms for your consideration. We are confident that our culinary expertise will elevate the experience of your events.
Should you have any questions or require further information, please contact me at 0987 657 345 or randy@business.com
Thank you for considering Gourmet Delights Catering. We look forward to serving you.
Sincerely,
Randy
Sales and Events Manager
Gourmet Delights Catering
—
Nah, itulah contoh dan cara membuat request letter serta offering letter dalam lingkup bisnis. Bagaimana, hampir sama dengan susunan surat formal lainnya, kan? Kalau kamu menyimak dengan baik, tentu menulis surat resmi yang satu ini akan jadi lebih mudah.
Kamu dapat mengakselerasi kemampuan tersebut di Kelas Professional English Academy. Terdapat pilihan kelas untuk group, team, semi-private, private, sampai custom, lho! Yuk, temukan kelas yang cocok untukmu!
Referensi Gambar:
Cheerful bearded man holding blank paper [daring]. Tautan: https://www.freepik.com/free-photo/cheerful-bearded-man-holding-blank-paper_8078726.htm#from_view=detail_alsolike (Diakses: 24 April 2024)
Dalam lingkup bisnis atau perusahaan, umumnya segala aktivitas yang bersifat penting dan resmi akan diminta atau ditawarkan melalui sebuah surat. Dalam hal ini, surat tersebut disebut request letter dan offering letter. Lihat contoh dan cara menulisnya pada artikel ini. Selamat belajar!
—
Setelah menguasai cara menulis formal letter (surat resmi bahasa Inggris), cover letter (surat lamaran kerja bahasa Inggris), dan resignation letter (surat pengunduran diri bahasa Inggris), jenis surat lainnya yang perlu kamu pahami dalam dunia kerja atau bisnis adalah request letter dan offering letter.
Pasalnya, kedua jenis surat ini harus ditulis dengan baik dan benar supaya konteks pesan yang disampaikan pengirim dapat diterima dengan sempurna. Tapi, apa sebetulnya request letter dan offering letter itu? Yuk, langsung kita bahas!
Pengertian Request
Secara umum, request adalah tindakan meminta sesuatu atau mengekspresikan keinginan untuk tindakan, barang, atau informasi tertentu. Request merupakan bentuk komunikasi di mana satu pihak mencari respons atau tanggapan dari pihak lain, baik antar individu maupun kelompok.
Dalam konteks bisnis, arti request dapat bervariasi, mulai dari pertanyaan sederhana hingga permintaan melalui proposal formal untuk proses pengambilan keputusan perusahaan.
Pengertian Request Letter
Request letter artinya surat permintaan, ini merupakan sebuah dokumen tertulis yang berisi permohonan dari satu pihak pada pihak lain.
Biasanya, surat ini digunakan dalam konteks formal atau bisnis untuk meminta persetujuan, informasi, pengadaan barang dan jasa, bahkan permintaan dana.
Nah, isi dari request letter umumnya mencakup detail sesuatu yang diminta serta alasan dan tujuan dari request tersebut.
Oh ya, request letter dapat diarahkan kepada atasan, rekan kerja, mitra bisnis, atau pihak lain yang bersangkutan. Selain itu, request letter masuk sebagai kategori surat resmi, sehingga perlu ditulis secara terstruktur dengan pemilihan diksi yang formal.
Pengertian Offer
Offer adalah adalah tawaran atau penawaran yang disampaikan kepada seseorang atau kelompok dengan maksud untuk memberikan atau mengajak mereka untuk membuat kesepakatan yang berpotensi menguntungkan satu sama lain.
Pengertian Offering Letter
Offering letter adalah dokumen formal yang disusun oleh suatu perusahaan atau pihak yang menawarkan produk, layanan, dan kesepakatan kepada pihak lain, seperti klien potensial atau mitra bisnis.
Surat penawaran ini berisi informasi lengkap tentang penawaran, termasuk rincian produk atau layanan, harga, syarat-syarat pembayaran, dan ketentuan-ketentuan lain yang relevan.
Offering letter digunakan sebagai alat komunikasi resmi untuk menyampaikan penawaran dengan jelas dan terstruktur.
Perlu dipahami juga bahwa offering letter dapat menjadi dasar untuk negosiasi lebih lanjut atau sebagai bentuk kesepakatan formal jika memang disetujui oleh pihak penerima surat.
Baca Juga: Contoh Surat Lamaran Kerja Bahasa Inggris (Cover Letter), Curi Hati Rekruter!
Struktur Penulisan Request Letter
Tak jauh berbeda dengan struktur surat formal lainnya, berikut susunan untuk request letter dan offering letter:
1. Sender’s Address (Alamat pengirim)
Awal surat berisi alamat lengkap dari pengirim, termasuk nama, alamat, nomor telepon, dan alamat email.
2. Date (Tanggal penulisan surat)
Cantumkan tanggal, bulan, dan tahun ketika kamu menulis surat tersebut.
3. Recipient’s Address (Alamat penerima)
Sebutkan nama perusahaan, termasuk nama yang bersangkutan dan alamat lengkapnya.
4. Salutation (Salam pembuka)
Jangan lupa awali surat dengan salam pembuka yang sopan, misalnya “Dear [Recipient’s Name],”.
5. Introduction (Paragraf pendahuluan)
Pada bagian ini, kamu bisa menjelaskan latar belakang atau tujuan dari surat. Biasanya diikuti dengan kalimat pernyataan permintaan.
6. Request Details (Rincian permintaan)
Bagian ini berisi rincian lengkap mengenai permintaan yang diajukan, seperti jenis permintaan, alasan, atau spesifikasi tertentu.
7. Argument or Justification (Argumen atau justifikasi)
Jelaskan mengapa permintaan tersebut diajukan. Sertakan argumen atau alasan yang mendukung permintaan tersebut.
8. Desired Action (Tindakan yang diinginkan)
Uraikan apa atau bagaimana tindakan dan respons yang diinginkan dari penerima surat.
9. Closing (Penutup)
Tuliskan paragraf penutup yang merangkum isi surat dan menunjukkan harapan positif terkait permintaanmu.
10. Closing Salutations (Salam penutup)
Akhiri surat dengan salam penutup seperti “Sincerely,” or “Thank you for your attention.”
11. Name and Signature (Nama dan tanda tangan)
Terakhir, bubuhkan nama lengkap pengirim dan tanda tangan di bawahnya.
Struktur Penulisan Offering Letter
Pada dasarnya, kerangka penulisan offering letter sama saja dengan request letter. Namun, pada poin nomor 6, 7, dan 8, kamu dapat menggantinya dengan 3 struktur di bawah ini:
1. Offer Details (Rincian penawaran)
Bagian ini mencakup detail lengkap tentang penawaran, seperti jenis penawaran, spesifikasi, jumlah, harga, dan syarat-syarat lainnya.
2. Benefits or Advantages (Manfaat atau keuntungan)
Jelaskan manfaat atau keuntungan yang akan didapat oleh penerima surat dari penawaran yang kamu berikan.
3. Contact Information (Informasi kontak)
Sertakan informasi kontak agar penerima dapat menghubungimu atau pihak terkait di perusahaan untuk pertanyaan atau klarifikasi lebih lanjut.
Kabar baik buat kamu! Gratis konsultasi bersama Personal Consultant English Academy untuk bantu meraih career goals secara profesional. Book jadwal kamu sekarang dengan klik gambar di bawah!
Contoh Request Letter dalam Bahasa Inggris
As usual, sebuah teori wajib dilengkapi dengan contoh. Lihat sample request letter berikut ini:
Request for Purchase of Office Supplies
ABC Corporation
123 Business Lane, Cityville
Phone: (555) 123-4567
Email: abc.corp@email.com
February 20, 2023
Mrs. Sarah Johnson,
Purchasing Manager
Office Solutions Inc.
456 Stationery Street, Townsville
Dear Mrs. Johnson,
I trust this letter finds you well. ABC Corporation is in need of additional office supplies to support our daily operations. We kindly request your approval for the purchase of the following items:
- Printer cartridges (Qty: 20)
- Writing materials (pens, notepads)
- A4 paper (Qty: 10 reams)
- Sticky notes (Qty: 5 packs)
Please find attached a detailed list with quantities, specifications, and estimated costs for your review. Your prompt attention to this matter is highly appreciated.
Thank you for your cooperation.
Sincerely,
Intan
Procurement Officer ABC Corporation
intan@aulia.abccorp.com
Request for Approval of Marketing Campaign
XYZ Enterprises
456 Innovation Road, Cityburg
Phone: (555) 987-6543
Email: xyz.enter@email.com
March 15, 2023
Mr. Buddy Suzuki
Marketing Director
PromoPro Marketing Solutions
789 Promotion Avenue, Townsville
Dear Mr. Suzuki,,
I hope this letter finds you in good health. XYZ Enterprises is eager to launch an impactful marketing campaign to enhance our brand presence. The proposed campaign includes:
- Social media advertisements: We aim to engage our audience through strategic placements on popular social media platforms, targeting our key demographics.
- Influencer partnerships: Collaborating with influencers in our industry will help amplify our brand message and reach a broader audience.
- Email marketing: A targeted email campaign will be initiated to nurture leads and promote our products/services directly to our subscribers.
We believe this campaign will significantly contribute to our marketing objectives, including increased brand visibility and lead generation. We seek your approval to proceed with this campaign. Attached is a detailed proposal with a breakdown of costs and expected outcomes.
Thank you for your consideration.
Best regards,
Maddie
Marketing Manager XYZ Enterprises
maddie@xyz.co.id
Request for Funding for Employee Training Program
LMN Innovations
789 Tech Parkway, Techville
Phone: (555) 567-8901
Email: lmn.innovate@email.com
April 10, 2023
Mr. Alfi Novriando,
HR Manager
Learning Solutions Ltd.
123 Learning Street, Skillstown
Dear Mr. Novriando,
I trust this letter finds you well. LMN Innovations is dedicated to nurturing the skills of our employees. We propose conducting a comprehensive training program covering:
- Leadership development: Investing in leadership skills will empower our employees to take on greater responsibilities and contribute more effectively to our projects.
- Technical skills enhancement: Continuous improvement of technical skills is crucial for our team to stay abreast of industry advancements and maintain a competitive edge.
- Team-building activities: Fostering a collaborative and positive work environment is essential for promoting teamwork and enhancing overall productivity.
We kindly request your support and funding for this initiative. Attached is a detailed outline, including the program agenda, expected outcomes, and associated costs.
Thank you for your consideration.
Sincerely,
Sisca
HR Specialist LMN Innovations
Mobile +6234 890 765
Baca Juga: Contoh CV Bahasa Inggris untuk Berbagai Posisi dan Cara Membuatnya
Contoh Offering Letter dalam Bahasa Inggris
Jika suatu saat kamu diminta untuk membuat offering letter bahasa Inggris, cek dulu contoh example of offering letter berikut ini!
Offering Letter for Catering Services
Gourmet Delights Catering
123 Culinary Street, Foodvill
Phone: (555) 987-6543
Email: gourmet.delights@email.com
June 5, 2023
Mr. Hadi Gunawan,
Event Coordinator
ABC Corporation
789 Business Plaza, Eventown
Dear Mr. Gunawan,
It is with great pleasure that Gourmet Delights Catering presents our proposal to cater your upcoming corporate events. Our offerings include:
- Customized Menus: Tailored to suit the theme and preferences of each event.
- Professional Service: Experienced staff to ensure seamless execution and guest satisfaction.
- Variety of Cuisines: A diverse range of culinary options to suit all palates.
- Event Planning Assistance: Collaborative planning to make your events memorable.
Please find enclosed a detailed menu, pricing, and terms for your consideration. We are confident that our culinary expertise will elevate the experience of your events.
Should you have any questions or require further information, please contact me at 0987 657 345 or randy@business.com
Thank you for considering Gourmet Delights Catering. We look forward to serving you.
Sincerely,
Randy
Sales and Events Manager
Gourmet Delights Catering
—
Nah, itulah contoh dan cara membuat request letter serta offering letter dalam lingkup bisnis. Bagaimana, hampir sama dengan susunan surat formal lainnya, kan? Kalau kamu menyimak dengan baik, tentu menulis surat resmi yang satu ini akan jadi lebih mudah.
Kamu dapat mengakselerasi kemampuan tersebut di Kelas Professional English Academy. Terdapat pilihan kelas untuk group, team, semi-private, private, sampai custom, lho! Yuk, temukan kelas yang cocok untukmu!
Referensi Gambar:
Cheerful bearded man holding blank paper [daring]. Tautan: https://www.freepik.com/free-photo/cheerful-bearded-man-holding-blank-paper_8078726.htm#from_view=detail_alsolike (Diakses: 24 April 2024)
Intan Aulia Husnunnisa
Bagikan artikel ini:
