Struktur dan Contoh Surat Keterangan Kerja Bahasa Inggris
Jika kamu ingin memberikan bukti pernah bekerja di sebuah perusahaan, maka kamu dapat meminta surat keterangan kerja. Lihat contohnya di sini, yuk.
—
Surat keterangan kerja adalah salah satu dokumen formal yang diterbitkan perusahaan ketika ada karyawan yang mengundurkan diri atau resign. Selayaknya surat resmi lain, surat keterangan kerja memiliki aturan penulisan tertentu agar keabsahannya dapat terjamin.
Dalam praktiknya, selain dalam bahasa Indonesia, surat ini tak jarang diminta dalam bahasa Inggris. Terutama jika karyawan akan menggunakannya untuk menempuh studi atau melanjutkan karier di luar negeri.
Apakah kamu seorang yang membutuhkan surat keterangan kerja? Atau justru HRD yang sering menerbitkan surat ini? Jika iya, maka artikel ini akan sangat membantumu. Yuk, cermati pembahasannya dengan baik.
Definisi Surat Keterangan Kerja Bahasa Inggris
Surat keterangan kerja adalah surat resmi yang diberikan perusahaan kepada karyawan yang telah menyelesaikan masa kerjanya atau memutuskan untuk mengundurkan diri. Surat keterangan kerja wajib memuat informasi penting seperti identitas (ex) karyawan, jabatan, periode kerja, serta catatan singkat mengenai kontribusi yang telah ia berikan selama bekerja.
Dalam bahasa Indonesia, surat keterangan kerja disebut juga dengan paklaring. Istilah paklaring sendiri berasal dari serapan bahasa Belanda, yaitu verklaring yang berarti pernyataan atau surat keterangan. Namun seiring waktu, istilah verklaring kini telah mengalami perubahan pelafalan menjadi paklaring.
Di sisi lain, bahasa Inggris menyebut paklaring dengan berbagai julukan, seperti certificate of employment, employment reference letter, letter of employment, employment verification letter, atau proof of employment letter.
Baca Juga: Menulis Surat Peringatan (Warning Letter) dalam Bahasa Inggris
Fungsi Surat Keterangan Kerja Bahasa Inggris
Di Indonesia, surat keterangan kerja berfungsi sebagai dokumen syarat untuk beberapa proses administrasi. Misalnya pencairan BPJS Ketenagakerjaan atau pengajuan kredit atau pinjaman bank.
Namun secara global, surat keterangan kerja memiliki fungsi yang lebih luas dari itu. Berikut fungsi surat keterangan kerja:
1. Melamar Kerja di Luar Negeri
Bila ingin bekerja di perusahaan internasional, kamu wajib memaparkan riwayat pengalaman profesionalmu melalui surat keterangan kerja bahasa Inggris. Pastikan kamu menunjukkan kompetensi, kinerja, dan kredibilitasmu selama bekerja melalui surat ini.
2. Melanjutkan Studi di Luar Negeri
Punya mimpi untuk menempuh studi di luar negeri? Selain TOEFL atau IELTS, surat keterangan kerja menjadi salah satu syarat yang perlu kamu penuhi, khususnya bagi calon mahasiswa program pascasarjana.
Dokumen ini berfungsi sebagai bukti bahwa kamu memiliki pengalaman yang relevan dengan program studi tujuanmu. Dengan demikian, hal ini dapat menjadi nilai tambah yang meningkatkan peluangmu dalam proses seleksi.
3. Pengajuan Visa atau Beasiswa
Surat keterangan kerja sering kali menjadi syarat dalam pengajuan visa kerja dan beasiswa. Dokumen ini digunakan untuk menunjukkan bahwa pelamar memiliki status pekerjaan yang stabil dan mampu memenuhi kebutuhan finansial selama berada di luar negeri.
Lebih dari itu, surat ini dapat berfungsi sebagai bukti dukungan profesional atau akademik yang kerap menjadi persyaratan dalam pengajuan beasiswa.
Baca Juga: 10 Contoh CV Bahasa Inggris untuk Berbagai Posisi dan Cara Membuatnya
Struktur Surat Keterangan Kerja Bahasa Inggris
Sebenarnya, setiap perusahaan memiliki format surat paklaring yang variatif. Namun secara umum, berikut struktur penulisan surat keterangan kerja dalam bahasa Inggris yang paling sering digunakan perusahaan:
1. Letterhead (Kepala Surat)
Di bagian ini tercantum nama perusahaan atau lembaga yang mengeluarkan surat, alamat, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya. Kamu juga dapat mencantumkan logo perusahaan agar surat ini terlihat lebih formal.
2. Title of The Letter (Judul Surat)
Isi judul surat dengan tulisan “Surat Keterangan Kerja” atau “Certificate of Employment” di bagian atas, tepatnya di bawah kop atau kepala surat. Terkadang, ada perusahaan yang melengkapi bagian ini dengan nomor surat.
3. Greetings (Salam Pembuka)
Salam ini bersifat opsional, tergantung bagaimana format paklaring yang diterapkan di organisasi atau perusahaanmu. Jika ingin mendahului surat dengan salam, kamu bisa gunakan greetings seperti:
To whom it may concern…
Dear Mrs/Ms….
4. Opening Paragraph (Paragraf Pembuka)
Dalam opening, terdapat pembukaan yang menyatakan tujuan surat. Biasanya di sini perusahaan menyebutkan bahwa surat ini diterbitkan untuk menyatakan status atau informasi tentang karyawan yang bersangkutan.
Contoh:
This is to certify that..
The letter is to certify that the following employee has previously worked at…
5. Body Letter (Isi Surat)
Ini adalah bagian inti yang berisi informasi terkait karyawan, beberapa poin yang perlu dimuat dalam body letter adalah:
- Complete name (nama lengkap karyawan)
- Place & Date of Birth (tempat tanggal lahir)
- Position (posisi atau jabatan yang dipegang)
- Department (departemen)
- Working period (masa kerja)
- Reason for leaving (keterangan tambahan mengenai kinerja atau alasan karyawan mengundurkan diri)
6. Closing Paragraph (Paragraf Penutup)
Jika surat ditujukan bagi karyawan yang resign, sebaiknya akhiri dengan ucapan terima kasih yang dilengkapi harapan untuk masa depan karyawan tersebut.
Di sisi lain, apabila paklaring diperlukan untuk pengajuan visa atau pinjaman bank, cukup tegaskan bahwa data yang tercantum benar adanya, dan karyawan yang bersangkutan resmi bekerja di perusahaan tersebut. Contoh kalimatnya:
In this opportunity we appreciate [Employee Name] for her/his good performance at [Company Name] and wish her every success in the future.
We confirm that [Employee Name] is currently employed with [Company Name] as a [Job Title]. Should you require any additional information regarding their employment, please do not hesitate to contact us at [Contact Information].
7. Signature (Tanda Tangan)
Tutup surat dengan tanda tangan pihak yang berwenang (biasanya HRD atau atasan langsung), lengkap dengan nama dan jabatan yang ada. Bila perlu, tambahkan cap basah perusahaan. Oh ya, jika di bagian atas belum tercantum nama nama kota, tanggal, dan tahun pembuatan surat, maka cantumkanlah di bagian tanda tangan. Contoh:
Jakarta, February 9th, 2025
Sincerely,
[Signature]
[Name of Authorized Person]
[Job Title]
[Company Name]
Baca Juga: Contoh Surat Resign Bahasa Inggris dan Cara Membuatnya
Contoh Surat Keterangan Kerja Bahasa Inggris
Yuk, simak contoh surat keterangan kerja dari perusahaan di bawah ini:
1. Surat Keterangan Kerja untuk Visa
PT. Global Solutions
Jl. Merdeka No. 123, Jakarta, Indonesia
Tel: (021) 12345678 | Email: info@globalsolutions.co.id
Certificate of Employment
Date: February 8, 2025
To Whom It May Concern,
This is to certify that Mr. Ahmad Rizal, holding the position of Marketing Manager at PT. Global Solutions, has been employed with our company since January 10, 2018. Mr. Rizal is currently an active employee, and we confirm his ongoing employment with us.
Mr. Rizal is applying for a visa to [Country] for the purpose of business meetings related to our company’s international expansion. We highly recommend him for this purpose, as his travel will be for work-related tasks, and his leave will be fully supported by the company.
Should you require any further information, please feel free to contact us at the details provided above.
Sincerely,
Mr. William J. Smith
HR Manager
PT. Global Solutions
2. Surat Keterangan Kerja untuk Paspor
PT. Nusantara Trading
Jl. Raya Industri No. 56, Surabaya, Indonesia
Tel: (031) 98765432 | Email: hr@nusantaratrading.co.id
Certificate of Employment for Passport Application
Date: February 8, 2025
To Whom It May Concern,
This is to confirm that Ms. Siti Aisyah, currently employed as a Senior Account Executive at PT. Nusantara Trading, has been working with us since February 1, 2017. Ms. Aisyah is a full-time employee and holds a responsible role within the company.
She is applying for a passport for personal and professional reasons. As her employer, we fully support her application and verify her employment with PT. Nusantara Trading.
If further information is required, please do not hesitate to contact us at [Contact Information].
Best regards,
Mr. Budi Santoso
Human Resources Department
PT. Nusantara Trading
Baca Juga: 40 Contoh Interview Bahasa Inggris beserta Jawaban & Artinya
3. Surat Keterangan Kerja untuk Melamar Pekerjaan
PT. Matisse Marketing Digital
Jalan Raya No. 10, Jakarta, Indonesia
Phone: (021) 123-4567
Email: info@matisse.com
February 8, 2025
To Whom It May Concern,
This letter serves as a formal employment certification for John Doe, holder of ID number 1234567890, who has been employed at PT. Matisse Marketing Digital since March 15, 2020 as a Senior Graphic Designer in the Creative Department.
During his time with the company, John has been responsible for creating custom designs, including brand identities, logos, and marketing materials for various clients. He has consistently shown dedication, creativity, and strong problem-solving skills. John’s contributions have played a significant role in the success of numerous projects, and his work has always been highly valued by both colleagues and clients.
We confirm that John has been a full-time employee of our company and we highly recommend him for any future career opportunities. For any additional inquiries or information, please feel free to contact us via phone or email.
Sincerely,
Jane Smith
Creative Director
PT. Matisse Marketing Digital
4. Surat Keterangan Kerja untuk Kuliah
PT. XCMG Group Indonesia
Jalan Raya No. 15, Jakarta, Indonesia
Phone: (021) 765-4321
Email: hr@xcmg.co.id
February 8, 2025
To Whom It May Concern,
This letter is to confirm that John Doe, identified by ID number 1234567890, has been employed at PT. XCMG Group Indonesia since March 10, 2021, as a Senior Graphic Designer in the Creative Department.
Throughout his time at our company, John has been responsible for leading various design projects, including branding, digital marketing materials, and visual content creation for our clients. His skills and innovative approach have significantly contributed to the success of the projects he has worked on. John is a dedicated employee and continues to make valuable contributions to the team.
We understand that John is pursuing further education and we fully support his decision to continue his studies while maintaining his role within our company. We are confident that his academic development will complement his professional growth.
Please feel free to contact us should you require further information.
Sincerely,
Alice Brown
HR Manager
PT. XCMG Group Indonesia
Baca Juga: Personal Letter (Surat Pribadi Bahasa Inggris): Definisi, Struktur, Jenis & Contohnya
—
Semoga artikel ini bermanfaat, khususnya bagi kamu yang berprofesi sebagai HRD.
Dari artikel ini, kita dapat belajar bahwa kemampuan bahasa Inggris menjadi keterampilan penting untuk menunjang produktivitas karyawan. Tak hanya untuk HRD, English skill dapat menjadi nilai tambah bagi setiap posisi di perusahaan.
Jika kamu atau tim di perusahaanmu ingin meningkatkan kemampuan bahasa Inggris, English Academy siap membantu. Kami memiliki program Corporate English dengan pembelajaran yang bersifat interaktif.
Melalui kemampuan bahasa Inggris yang baik, perusahaanmu akan lebih agile dalam bersaing di pasar global. Jangan khawatir soal jadwal, kamu dapat menyesuaikannya tanpa mengganggu aktivitas kerja para karyawan. Yuk, jadwalkan konsultasi GRATIS sekarang!
Jika kamu ingin memberikan bukti pernah bekerja di sebuah perusahaan, maka kamu dapat meminta surat keterangan kerja. Lihat contohnya di sini, yuk.
—
Surat keterangan kerja adalah salah satu dokumen formal yang diterbitkan perusahaan ketika ada karyawan yang mengundurkan diri atau resign. Selayaknya surat resmi lain, surat keterangan kerja memiliki aturan penulisan tertentu agar keabsahannya dapat terjamin.
Dalam praktiknya, selain dalam bahasa Indonesia, surat ini tak jarang diminta dalam bahasa Inggris. Terutama jika karyawan akan menggunakannya untuk menempuh studi atau melanjutkan karier di luar negeri.
Apakah kamu seorang yang membutuhkan surat keterangan kerja? Atau justru HRD yang sering menerbitkan surat ini? Jika iya, maka artikel ini akan sangat membantumu. Yuk, cermati pembahasannya dengan baik.
Definisi Surat Keterangan Kerja Bahasa Inggris
Surat keterangan kerja adalah surat resmi yang diberikan perusahaan kepada karyawan yang telah menyelesaikan masa kerjanya atau memutuskan untuk mengundurkan diri. Surat keterangan kerja wajib memuat informasi penting seperti identitas (ex) karyawan, jabatan, periode kerja, serta catatan singkat mengenai kontribusi yang telah ia berikan selama bekerja.
Dalam bahasa Indonesia, surat keterangan kerja disebut juga dengan paklaring. Istilah paklaring sendiri berasal dari serapan bahasa Belanda, yaitu verklaring yang berarti pernyataan atau surat keterangan. Namun seiring waktu, istilah verklaring kini telah mengalami perubahan pelafalan menjadi paklaring.
Di sisi lain, bahasa Inggris menyebut paklaring dengan berbagai julukan, seperti certificate of employment, employment reference letter, letter of employment, employment verification letter, atau proof of employment letter.
Baca Juga: Menulis Surat Peringatan (Warning Letter) dalam Bahasa Inggris
Fungsi Surat Keterangan Kerja Bahasa Inggris
Di Indonesia, surat keterangan kerja berfungsi sebagai dokumen syarat untuk beberapa proses administrasi. Misalnya pencairan BPJS Ketenagakerjaan atau pengajuan kredit atau pinjaman bank.
Namun secara global, surat keterangan kerja memiliki fungsi yang lebih luas dari itu. Berikut fungsi surat keterangan kerja:
1. Melamar Kerja di Luar Negeri
Bila ingin bekerja di perusahaan internasional, kamu wajib memaparkan riwayat pengalaman profesionalmu melalui surat keterangan kerja bahasa Inggris. Pastikan kamu menunjukkan kompetensi, kinerja, dan kredibilitasmu selama bekerja melalui surat ini.
2. Melanjutkan Studi di Luar Negeri
Punya mimpi untuk menempuh studi di luar negeri? Selain TOEFL atau IELTS, surat keterangan kerja menjadi salah satu syarat yang perlu kamu penuhi, khususnya bagi calon mahasiswa program pascasarjana.
Dokumen ini berfungsi sebagai bukti bahwa kamu memiliki pengalaman yang relevan dengan program studi tujuanmu. Dengan demikian, hal ini dapat menjadi nilai tambah yang meningkatkan peluangmu dalam proses seleksi.
3. Pengajuan Visa atau Beasiswa
Surat keterangan kerja sering kali menjadi syarat dalam pengajuan visa kerja dan beasiswa. Dokumen ini digunakan untuk menunjukkan bahwa pelamar memiliki status pekerjaan yang stabil dan mampu memenuhi kebutuhan finansial selama berada di luar negeri.
Lebih dari itu, surat ini dapat berfungsi sebagai bukti dukungan profesional atau akademik yang kerap menjadi persyaratan dalam pengajuan beasiswa.
Baca Juga: 10 Contoh CV Bahasa Inggris untuk Berbagai Posisi dan Cara Membuatnya
Struktur Surat Keterangan Kerja Bahasa Inggris
Sebenarnya, setiap perusahaan memiliki format surat paklaring yang variatif. Namun secara umum, berikut struktur penulisan surat keterangan kerja dalam bahasa Inggris yang paling sering digunakan perusahaan:
1. Letterhead (Kepala Surat)
Di bagian ini tercantum nama perusahaan atau lembaga yang mengeluarkan surat, alamat, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya. Kamu juga dapat mencantumkan logo perusahaan agar surat ini terlihat lebih formal.
2. Title of The Letter (Judul Surat)
Isi judul surat dengan tulisan “Surat Keterangan Kerja” atau “Certificate of Employment” di bagian atas, tepatnya di bawah kop atau kepala surat. Terkadang, ada perusahaan yang melengkapi bagian ini dengan nomor surat.
3. Greetings (Salam Pembuka)
Salam ini bersifat opsional, tergantung bagaimana format paklaring yang diterapkan di organisasi atau perusahaanmu. Jika ingin mendahului surat dengan salam, kamu bisa gunakan greetings seperti:
To whom it may concern…
Dear Mrs/Ms….
4. Opening Paragraph (Paragraf Pembuka)
Dalam opening, terdapat pembukaan yang menyatakan tujuan surat. Biasanya di sini perusahaan menyebutkan bahwa surat ini diterbitkan untuk menyatakan status atau informasi tentang karyawan yang bersangkutan.
Contoh:
This is to certify that..
The letter is to certify that the following employee has previously worked at…
5. Body Letter (Isi Surat)
Ini adalah bagian inti yang berisi informasi terkait karyawan, beberapa poin yang perlu dimuat dalam body letter adalah:
- Complete name (nama lengkap karyawan)
- Place & Date of Birth (tempat tanggal lahir)
- Position (posisi atau jabatan yang dipegang)
- Department (departemen)
- Working period (masa kerja)
- Reason for leaving (keterangan tambahan mengenai kinerja atau alasan karyawan mengundurkan diri)
6. Closing Paragraph (Paragraf Penutup)
Jika surat ditujukan bagi karyawan yang resign, sebaiknya akhiri dengan ucapan terima kasih yang dilengkapi harapan untuk masa depan karyawan tersebut.
Di sisi lain, apabila paklaring diperlukan untuk pengajuan visa atau pinjaman bank, cukup tegaskan bahwa data yang tercantum benar adanya, dan karyawan yang bersangkutan resmi bekerja di perusahaan tersebut. Contoh kalimatnya:
In this opportunity we appreciate [Employee Name] for her/his good performance at [Company Name] and wish her every success in the future.
We confirm that [Employee Name] is currently employed with [Company Name] as a [Job Title]. Should you require any additional information regarding their employment, please do not hesitate to contact us at [Contact Information].
7. Signature (Tanda Tangan)
Tutup surat dengan tanda tangan pihak yang berwenang (biasanya HRD atau atasan langsung), lengkap dengan nama dan jabatan yang ada. Bila perlu, tambahkan cap basah perusahaan. Oh ya, jika di bagian atas belum tercantum nama nama kota, tanggal, dan tahun pembuatan surat, maka cantumkanlah di bagian tanda tangan. Contoh:
Jakarta, February 9th, 2025
Sincerely,
[Signature]
[Name of Authorized Person]
[Job Title]
[Company Name]
Baca Juga: Contoh Surat Resign Bahasa Inggris dan Cara Membuatnya
Contoh Surat Keterangan Kerja Bahasa Inggris
Yuk, simak contoh surat keterangan kerja dari perusahaan di bawah ini:
1. Surat Keterangan Kerja untuk Visa
PT. Global Solutions
Jl. Merdeka No. 123, Jakarta, Indonesia
Tel: (021) 12345678 | Email: info@globalsolutions.co.id
Certificate of Employment
Date: February 8, 2025
To Whom It May Concern,
This is to certify that Mr. Ahmad Rizal, holding the position of Marketing Manager at PT. Global Solutions, has been employed with our company since January 10, 2018. Mr. Rizal is currently an active employee, and we confirm his ongoing employment with us.
Mr. Rizal is applying for a visa to [Country] for the purpose of business meetings related to our company’s international expansion. We highly recommend him for this purpose, as his travel will be for work-related tasks, and his leave will be fully supported by the company.
Should you require any further information, please feel free to contact us at the details provided above.
Sincerely,
Mr. William J. Smith
HR Manager
PT. Global Solutions
2. Surat Keterangan Kerja untuk Paspor
PT. Nusantara Trading
Jl. Raya Industri No. 56, Surabaya, Indonesia
Tel: (031) 98765432 | Email: hr@nusantaratrading.co.id
Certificate of Employment for Passport Application
Date: February 8, 2025
To Whom It May Concern,
This is to confirm that Ms. Siti Aisyah, currently employed as a Senior Account Executive at PT. Nusantara Trading, has been working with us since February 1, 2017. Ms. Aisyah is a full-time employee and holds a responsible role within the company.
She is applying for a passport for personal and professional reasons. As her employer, we fully support her application and verify her employment with PT. Nusantara Trading.
If further information is required, please do not hesitate to contact us at [Contact Information].
Best regards,
Mr. Budi Santoso
Human Resources Department
PT. Nusantara Trading
Baca Juga: 40 Contoh Interview Bahasa Inggris beserta Jawaban & Artinya
3. Surat Keterangan Kerja untuk Melamar Pekerjaan
PT. Matisse Marketing Digital
Jalan Raya No. 10, Jakarta, Indonesia
Phone: (021) 123-4567
Email: info@matisse.com
February 8, 2025
To Whom It May Concern,
This letter serves as a formal employment certification for John Doe, holder of ID number 1234567890, who has been employed at PT. Matisse Marketing Digital since March 15, 2020 as a Senior Graphic Designer in the Creative Department.
During his time with the company, John has been responsible for creating custom designs, including brand identities, logos, and marketing materials for various clients. He has consistently shown dedication, creativity, and strong problem-solving skills. John’s contributions have played a significant role in the success of numerous projects, and his work has always been highly valued by both colleagues and clients.
We confirm that John has been a full-time employee of our company and we highly recommend him for any future career opportunities. For any additional inquiries or information, please feel free to contact us via phone or email.
Sincerely,
Jane Smith
Creative Director
PT. Matisse Marketing Digital
4. Surat Keterangan Kerja untuk Kuliah
PT. XCMG Group Indonesia
Jalan Raya No. 15, Jakarta, Indonesia
Phone: (021) 765-4321
Email: hr@xcmg.co.id
February 8, 2025
To Whom It May Concern,
This letter is to confirm that John Doe, identified by ID number 1234567890, has been employed at PT. XCMG Group Indonesia since March 10, 2021, as a Senior Graphic Designer in the Creative Department.
Throughout his time at our company, John has been responsible for leading various design projects, including branding, digital marketing materials, and visual content creation for our clients. His skills and innovative approach have significantly contributed to the success of the projects he has worked on. John is a dedicated employee and continues to make valuable contributions to the team.
We understand that John is pursuing further education and we fully support his decision to continue his studies while maintaining his role within our company. We are confident that his academic development will complement his professional growth.
Please feel free to contact us should you require further information.
Sincerely,
Alice Brown
HR Manager
PT. XCMG Group Indonesia
Baca Juga: Personal Letter (Surat Pribadi Bahasa Inggris): Definisi, Struktur, Jenis & Contohnya
—
Semoga artikel ini bermanfaat, khususnya bagi kamu yang berprofesi sebagai HRD.
Dari artikel ini, kita dapat belajar bahwa kemampuan bahasa Inggris menjadi keterampilan penting untuk menunjang produktivitas karyawan. Tak hanya untuk HRD, English skill dapat menjadi nilai tambah bagi setiap posisi di perusahaan.
Jika kamu atau tim di perusahaanmu ingin meningkatkan kemampuan bahasa Inggris, English Academy siap membantu. Kami memiliki program Corporate English dengan pembelajaran yang bersifat interaktif.
Melalui kemampuan bahasa Inggris yang baik, perusahaanmu akan lebih agile dalam bersaing di pasar global. Jangan khawatir soal jadwal, kamu dapat menyesuaikannya tanpa mengganggu aktivitas kerja para karyawan. Yuk, jadwalkan konsultasi GRATIS sekarang!
Intan Aulia Husnunnisa
Bagikan artikel ini:
